5 tipp, hogy eredményessé és érdemessé tegye meetingjeit

A „meetingek” lehetnek rettegett vállalati szokások, viszont rendelkezhetnek azzal a potenciállal is, hogy növeljék a vállalat termelékenységét.

Nem szeretünk értekezletre járni. A meetingek mellőzése azonban több kárt okoz az üzletnek, mint amennyi hasznot hoz a munkatársak fejében.

A leleményes vezetők felismerik, hogy a megbeszélések többek között inkább hozzájárulnak a munkahelyi légkör emeléséhez és a munkatársak elkötelezettségéhez, mivel ezeken az alkalmakon

megérthetik a vállalat fő céljait,
a különböző osztályok és csoportok közötti munkakapcsolatok jelentősen javulhatnak,
olyan új ötletek születhetnek, melyek akár átalakítják az egész vállalat irányvonalát.

Röviden, ezekre a meetingekre úgy kell tekinteni, mint befektetésre, mely óriási eredményként térülhet meg

1. A meetingek ne csak az Ön meglátásairól szóljanak!

Azok a vállalatok, ahol a döntések felülről-lefelé születnek, és csak minimális szinten veszik figyelembe a munkatársak véleményét, ott az értekezletek  nem tudnak lényegében hasznosulni, és jótékony hatásukat kifejteni. A vállalat vezetőjeként egy megbeszélés összehívása előtt napirendi pontokat kell összeállítani, amelyeket legalább egy nappal a meeting előtt ildomos kiküldeni, hogy a résztvevők fel tudjanak rá készülni, és érdemben hozzá tudjanak szólni. Egy másik agendát is össze kell állítani. Ez tartalmazza a legfontosabb bejelentenivalókat, és rövid beszámolókat, melyeket nem kizárólag Ön, hanem néhány másik kollégájával együtt prezentálnak. Emlékezzen a munkatársi értekezlet nem Önről, hanem munkatársairól szól!

2. Ismerje el a kimagasló eredményt!

A munkahelyi légkör javítása az egyik legjobb olyan célkitűzés, mely egy hatékony meeting által elérhető. Egy ilyen alkalommal ismertetni lehet, sőt ismertetni kell, hogy a vállalat, illetve a munkatársak milyen kiemelkedő eredményeket értek el. Igaz ugyanezt megteheti nyomtatott vagy elektronikus formában is, de ha a munkatársak szemszögét tartja szem előtt, akkor megértheti, hogy abban van valami felemelő érzés, mikor egy megbeszélésen elismerik nyilvánosan egy munkatárs munkáját. A rendszeresen visszatérő „meglepetésszerű” bejelentések még kíváncsibbá tehetik a munkatársakat, mely ösztönzi őket arra, hogy szívesen részt vegyenek a következő ülésen is.

3. Engedje, hogy a résztvevők beavassák egymást munkájukba!

Munkatársai jobban tudnak együttműködni, ha ismerik egymás munkáját. A team képes jobban teljesíteni, ha kellőképpen informált és lelkesebb mások munkája iránt. Az egyes osztályok munkájáról maguk az érintett felek tudnak a leghitelesebb módon beszámolni, és nem Ön. Ezért adja meg ennek lehetőségét. 

4. Kérjen ötleteket és visszajelzéseket!

A meeting agendája egy olyan ponttal is rendelkezhet, mely lehetővé teszi, hogy a munkatársak megosszák ötleteiket. Teljesen egyértelművé kell tennie, hogy mindenki ötlete számít, és lehetőleg mindenki vegyen részt benne. Az ötletek olyan visszajelzések is lehetnek, amelyek a vállalatnál működő folyamatokra vonatkoznak. Érdemes munkatársait arra bátorítani, hogy kérdezzenek Ön vagy mások által tartott előadásáról. A jó kérdések élesíthetik gondolkodását a vállalat jövőjéről.

5. Minden meetingnek legyen konkrét célja!

A célok mindig legyenek egyszerűek. A jó cél olyan egyszerű, hogy akár az eltérő osztályokról érkező munkatársak is tudjanak érdemben egyeztetni róla. A célokat érdemes a meeting előtt kitűzni, így tud arra fókuszálni, hogy mely munkatársait érdemes a meetingre meginvitálni.

A meetingek ritkán tartanak tovább egy óránál. Ez az egyik oka annak, hogy miért fontos az ülés összehívását megelőzően az agenda és a meghívottak listájának elkészítése. A rövidebb és gyakoribb találkozások jobban működnek, mint a hosszabb és ritkán tartott meetingek. Az is fontos, hogy a megbeszélések rendes munkaidőben történjenek, és ne tegyük például az ebédidő kellős közepére.

A meetingeken elhangzottakról jegyzőkönyvet/emlékeztetőt kell készíteni. Erre a résztvevők közül mindig valakit fel kell kérni, hogy készítsen egy összefoglalót. Ez különösen azok számára hasznos, akik nem tudtak az értekezleten részt venni. Az emlékeztetők segítenek a meetingeket nyomon követni. Az egyeztetések nyomon követése jelentheti például a következő időpontra vonatkozó javaslatot vagy egy új értekezlet megtartására irányuló javaslatot két osztály vagy osztályvezető között.

Elképzelhető, hogy Ön rossz véleménnyel van a munkatársi meetingek jelentőségéről, mert ilyen jellegű tapasztalatokat szerzett annak idején, mikor beosztottként dolgozott. Gondoljon arra, hogy most Ön a vezető, akinek minden esélye megvan arra, hogy a meetingjei hatékonyak legyenek, és hozzájáruljanak munkatársainak és teljesítményüknek fejlődéséhez, a munkahelyi légkör javításához, és az elkötelezettség növeléséhez.

Unja már az állandó morgást, amikor összehív egy értekezletet?

Készen áll arra, hogy változtasson szervezetében?

Itt van, hogy hogyan.